Думаю, что на данный момент основное внимание и усилия надо сосредоточить на организационных вопросах:
Участие спонсоров, чем и как могут помочь (экипировка, связь, топливо, питание, размещение, возможно "дополнительная страховка").
Прокладка маршрута, количество этапов, скоростной режим, места ночевки (где, как). Это очень важно-необходимо знать к чему готовить машины (трасса, бездорожье). Возможно уже эта информация позволит людям определиться с решением об участии.
Время и место сбора, время старта (возможные места присоединения к колонне дополнительных участников).
По количеству участников, думаю, до последнего момента точной информации не будет (дети, работа, здоровье, техническое состояние, финансовые возможности).
Что касается самих этапов и организации движения по ним, тут все достаточно просто и полагаю, не вызовет дополнительных трудностей.