Документооборот

[GogVan]

Поэтому риск утери бумажных вариантов - только пожар или наводнение (не дай Бог).
А вот что касается электронных документов - смет, калькуляций, договоров, реестров всяких, проектов, другой информации по объектам, то вот тут как раз и стоит задача защитить именно это в электронном виде, особенно файлы, сделанные в специализированных программах.

Я имел ввиду, про организацию документооборота, а не только про хранение
С бумажными все понятно. Принесли, подписали - в папочку. Как вариант предлагаю делать тоже самое и с электронными (тебе отослали, ты скопировал в папочку на компе). Точнее параллельно. Ведь ты же добиваешься перехода и хранению документов в электронном виде, я правильно понял?
Так одним из шагов к этому - при подписании бумажного, предоставление его же в электронном виде. При изменении бумажного - предоставление его же в электронном виде. Это чтобы не бегать, и не шерстить по всем компьютерам. Издается приказ, в котором прописывается регламент. Вот и все.
Далее все эти файлики раскладываешь в папочки на сервере. Разграничиваешь права, и все. Вот тебе простейшая схема документооборота.

[Toto]

Поэтому риск утери бумажных вариантов - только пожар или наводнение (не дай Бог).

А налоговая выемка?

[LEO]

Далее все эти файлики раскладываешь в папочки на сервере. Разграничиваешь права, и все.

Вариант, как таковой, только он требует еще одного человека, который будет это отслеживать. Вариант Страуся предпочтительнее, так как все файлы уже находятся на сервере, и ничего никуда раскладывать не надо.

[ShineOn]

что касается электронных документов - смет, калькуляций, договоров, реестров всяких, проектов, другой информации по объектам, то вот тут как раз и стоит задача защитить именно это в электронном виде, особенно файлы, сделанные в специализированных программах.

Присоединюсь к совету GogVan:

чтобы помимо бумажных документов, на подпись, тебе дублировали их в электронном виде (на e-mail, например, или выкладывали в определенную общую папку). При внесении изменений в бумажный документ, сохраняли очередную версию и в электронном виде.

Дерево папок организуешь на едином носителе (расшаренная папка на твоём компе или на выделенном сервере), структурируешь по объектам (или проектам), внутри каждой папки структуру делаешь в зависимости от своей специфики (например, чертежи, сметы, акты, и т.п.). Пока объект не сдан (проект не закрыт) - ведёшь дублирующий бэкап, т.е. необходимо иметь две или даже три чередующиеся копии бэкапа. Т.е. в понедельник бэкапишь на один носитель, во вторник на второй, в среду на третий. Далее, в четверг бэкапишь на тот носитель, на который бэкапил в понедельник, в пятницу - на носитель вторника, в субботу - на носитель среды и т.д. по кругу.
Если в четверг у тебя человек несанкционированно удалил важную информацию, то ты можешь её восстановить в течение трёх дней с момента обнаружения пропажи (даже если в четверг и пятницу удалённый файл при бэкапе удалится из понедельничного и вторничного бэкапа, ты всегда сможешь вытянуть нужный файл из бэкапа за среду). Для повышения надёжности можно просто повысить число носителей, например до 5-7 (по числу рабочих дней в неделю). Причём такой дублирующий бэкап позволит не только восстановить удалённую информацию в экстренном случае недобросовестного отношения сотрудников, но и просто откатиться к предыдущей версии любого документа, если это понадобится по требованиям проекта.

После окончания проекта (закрытия объекта) делаешь окончательный архивный бэкап и переносишь его в архив. Оставлять ли папку этого проекта в рабочей версии - решай сам. Если место на носителях позволяет - пусть остаются, иначе хранятся только в архиве.

Вот как-то примерно так, если не водружать сложную систему документооборота. Бэкап в этом случае делать просто - просто тупо копируешь всё дерево папок, даже специализированной программы никакой ставить не надо.

[Страусь]

Если ты мне скажешь, как защитить файлы в общих папках на этом компьютере от удаления, наверно так и поступлю. Мне главное, чтобы информация не терялась.

Боюсь никак. В рамках файл серверной идеологии наверно никак.

[GogVan]

Далее все эти файлики раскладываешь в папочки на сервере. Разграничиваешь права, и все.

Вариант, как таковой, только он требует еще одного человека, который будет это отслеживать. Вариант Страуся предпочтительнее, так как все файлы уже находятся на сервере, и ничего никуда раскладывать не надо.

Да собственно Игорь тебе все верно написал. Я это и имел ввиду. Человека не обязательно. В почте можно элементарно настроить при получении письма от конкретного пользователя сохранять вложения в определенную папку. Плюс почты (e-mail) в том, что ты можешь отслеживать, что человек действительно тебе отправил документ.

[LEO]

Короче, чувствую, что примерно сделаю так:
1. Поставлю 2 новых компа с большими винтами и нормальными процессорами.
2. На одном из них создам общие папки по отделам (ПТО, СДО, ГИПы и т.п.), чтобы каждый работал с общей папке на том компе.
3. На этот же комп с удаленной помощью вас, поставлю систему, которая будет раздавать IP адреса внутренней сети, чтобы можно было ограничивать доступ к интернету, делать нормальную антивирусную защиту, и т.п.
4. Второй комп поставлю для бэкапа этих общих папок, и думаю, что бэкапы будут всегда полные, просто разделены по датам резервного копирования, чтобы можно было сделать и откат к предыдущей версии документа, и отследить вообще объем проделанной работы по объекту.
Вопрос с просмотром рабочего стола моих сотрудников пока остается открытым. Думаю, что с помощью какой-нибудь простой проги на первом компьютере смогу это сделать.

Ну и наверно 5 пунктом будет организация внутренней почты в офисе, так как на сегодня обмен файлами происходит тупо по сети через расшаренные папки. Соответственно почта тоже будет храниться на первом компе, и бэкапиться на второй.

Правильно я примерно расписал, или что-то упустил?

[ShineOn]

Вопрос с просмотром рабочего стола моих сотрудников пока остается открытым. Думаю, что с помощью какой-нибудь простой проги на первом компьютере смогу это сделать.

Не только на первом компе, но и необходимо будет установить агента на каждом компьютере, который ты хочешь отслеживать.

Для стационарных компьютеров это несколько проще - в выходные или поздно вечером включаешь компьютер, и если он не защищён паролем, устанавливаешь этот агент. Если пользователь компьютера не сильно подкован в компах, то он может ничего и не заметить. Если же он более-менее знаком с понятием Process Explorer, то твой агент продержится до первого взгляда на список запущенных процессов...

Для ноутбуков всё еще сложнее - вряд ли твои сотрудники оставляют их на ночь и/или на выходные. Придётся придумывать некий повод для установки "нового программного обеспечения", причём они должны будут в результате увидеть это некое новое ПО. Т.е. находишь какую-нибудь программу более-менее полезную, которая будет у них присутствовать на десктопе в явном виде, попутно с её установкой водружаешь нужный тебе агент. Хотя владелец ноутбука может пристально следить за твоими действиями, и у тебя может ничего не получиться в конечном итоге.

При доменной организации всё делается проще - создаешь запланированные задания по обновению ПО для нужных пользователей, при входе в домен у них всё установится автоматом, тебе даже ходить никуда не надо будет. Да и снести какое-то ПО при правильно заданных политиках безопасности не получится. Но организация домена и дальнейшее управление требует определенного уровня знаний, и в большинстве случаев этим занимается выделенный специалист.

[LEO]

Для стационарных компьютеров это несколько проще

Действительно просто. Паролей нет, по процессам смогут разобраться 2-3 человека, да и то не факт, что будут процессы стрелять. Ведь по идее это не должно никак отражаться на его компьютере, если я на его рабочий стол смотрю.

Для ноутбуков всё еще сложнее - вряд ли твои сотрудники оставляют их на ночь

Оставляют. Работают на ноутбуках лишь избранные, которым приходится оперативно на объекты выезжать, и чтобы информация под рукой была. В остальное время все ноуты тоже в офисах. С паролями точно проблем нет.

Но организация домена и дальнейшее управление требует определенного уровня знаний, и в большинстве случаев этим занимается выделенный специалист.

Согласен, моих знаний здесь сильно не хватает. Поэтому пойду сначала простым путем, далее будем усложнять.
Первоначально хочется посмотреть на эффект, который получится, и как сотрудники отнесутся к централизованному хранению информации. Для них это будет новое, придется привыкать.

[GogVan]

Вопрос с просмотром рабочего стола моих сотрудников пока остается открытым. Думаю, что с помощью какой-нибудь простой проги на первом компьютере смогу это сделать.

А смысл? Если ты хочешь поймать кого то за руку, из-за нецелевого использования компа в рабочее время, так это можно сделать элементарно, - внезапными проверками рабочего места. Парочка показательных пОрок заставит народ задуматься. Вероятнее всего, если у вас сейчас халявный интернет, большинство 90 % рабочего времени сидит на всяких сайтах, и качает много чего для личного использования. Так это ты решишь, если поставишь себе систему (программу) с помощью которой элементарно можно будет либо закрыть доступы на определенные сайты, либо ограничить объем трафика на каждого сотрудника.

А централизованное хранение информации - это хорошая практика. Применяется во многих компаниях. Создается же определенная база, которую можно посмотреть. Следующим шагом, можно создать типовые решения.

[ShineOn]

Если с паролями проблем нет - тогда всё легко сделаешь!

[LEO]

Мужики, спасибо. Вот после возвращения из отпуска займуь плотно этими вопросами. Для начала сейчас дам команду, чтобы пару компов выписали, пока их поставим, подключим, ПО наладим. Дальше будем эксперементировать.
Леша, ты скрипт скинь все-таки, чтобы я его попробовал. МОжет на основе него еще чего-нибудь придумаю.

внезапными проверками рабочего места

Ловил уже, помогает, но ненадолго. Не могу же я постоянно за всеми следить. Глупо это. Хотя некоторые в офисах видеокамеры ставят...
Тех, кого поймал, получилось чисто случайно. Проектировщик халтуру делал, а сметчик чужую смету набирал. Ну и так, по мелочи. Основная болезнь - инет и сайты типа "мой мир", "в контакте" и т.п. Прям эпидемия какая-то.